„Wirtualne biuro” oznaczało kiedyś firmę, która oferowała recepcjonistę, usługi biurowe oraz salę konferencyjną dla konsultantów lub jednoosobowych działalności gospodarczych, którzy nie mieli własnych lokalizacji. Płacili miesięczną opłatę za korzystanie z telefonu i adresu pocztowego na własne potrzeby oraz spotykali się z klientami w sali konferencyjnej, aby prezentować się profesjonalnie.
Definicja wirtualnego biura
Wirtualne biuro (lub wirtualna firma) odnosi się do firmy, która może nie mieć stałej lokalizacji, ale funkcjonuje jako jednostka dostarczająca towary i usługi klientom. Opiera się na Internecie do wymiany dokumentów, wideokonferencji podczas spotkań i telefonów komórkowych, aby pracownicy mogli pozostać w kontakcie. Pracownicy biura mogą pracować w domu lub w różnych miastach i krajach. Wirtualne biuro wykorzystuje różnorodne wewnętrzne i zewnętrzne kanały komunikacji do pracy z pracownikami, klientami i dostawcami. Mogą to być oprogramowanie zespołowe i aplikacje, takie jak Dokumenty Google. Technologia wideokonferencji, taka jak Zoom, intranet dla pracowników oraz cyfrowe witryny sklepowe i systemy rozliczeniowe.
Korporacyjne zalety biur wirtualnych
Wirtualne biura nie ponoszą kosztów wynajmu ani zakupu budynku, utrzymania go wraz z usługami sprzątania, ogrodnictwa, umeblowania i sprzątania dla pracowników i klientów. Może również zapewnić firmom dostęp do lepszej technologii, jeśli nie muszą za nią płacić i ją utrzymywać. Koszty zatrudnienia, takie jak ubezpieczenie i podatki, są również zmniejszone, ponieważ wirtualna korporacja może zatrudniać niezależnych wykonawców, a nie pracowników. Firmy mogą również przyciągać talenty z większej puli kandydatów, jeśli pozwolą pracownikom pracować w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin z innych miast, stanów lub krajów.
Bez konieczności zakupu fizycznych obiektów i materiałów, wirtualna firma może rozwijać się szybciej niż tradycyjna. Jeśli pojawi się okazja biznesowa w określonej lokalizacji, wirtualna firma może po prostu zatrudnić kogoś do obsługi transakcji. Może wtedy osobiście odwiedzać klientów i skuteczniej prowadzić interesy za pomocą uścisku dłoni, a nie dokumentu. Pracownicy mogą pozostać w domu, a mimo to zarządzać informacjami biznesowymi z taką samą mocą obliczeniową, jaką mieliby w biurze. Stają się bardziej produktywni, unikając kłopotów związanych z dojazdami do pracy, jednocześnie skuteczniej godząc obowiązki związane z pracą i domem.
